SISTEMAS DA QUALIDADE / SEGURANÇA DE ALIMENTOS / GESTÃO AMBIENTAL
Existem erros comuns que as pessoas fazem quando procuram atender a conformidade ISO 9000/14000
Aqui estão os mais comuns:
Existem também alguns métodos para se implementar sistemas de gestão que não são benéficos para a empresa como:
Dois conselhos:
1) Todos os processos de implantação interna trazem um problema inerente. Os agentes da mudança geralmente não permanecem mais do que 1 ou 2 anos após conduzir a companhia por mudanças significativas. Talvez eles se percebam como tendo alcançado um crescimento maior que a companhia ou fiquem insatisfeitos com os resultados. Por qualquer razão, é difícil liderar a companhia no processo de mudanças e sair do processo sem "queimaduras". Desse modo, a assistência externa pode ser de grande valia por ser o agente de mudanças, deixando todos na empresa em uma posição segura.
2) Outro aspecto a ser considerado são os custos de implantação. Os custos reais são geralmente desconhecidos mas devem ser lembrados os gastos com horas extras ou com temporários para criar a documentação ou para ajudar as pessoas encarregadas na implantação. Adicionalmente devem ser analisados os custos de manutenção do Sistema como as auditorias internas que consumirão mais tempo de toda a organização quando a documentação é excessiva. Os custos de controle de documentos nestes casos podem exigir o tempo integral de 1 pessoa ou mais. Por estas e outras razões, a ajuda da empresa especializada pode ser mais barato do que fazer internamente.
ERROS COMUNS DA IMPLANTAÇÃO DOS SISTEMAS DE GESTÃO
1- Escrever pastas cheias de procedimentos e instruções
Muitas pessoas receiam a ISO 9000/14000 porque vêem uma quantidade enorme de papel gerado pelas empresas no esforço para conseguir o registro. Nós chamamos isto de suicídio pelo papel. É praticamente impossível gerir eficientemente uma companhia baseada em manuais volumosos. Quando foi a última vez que você olhou os seus? As pessoas acabam por criar os procedimentos informais delas próprias e seus próprios métodos de fazer as coisas. Sua companhia poderá parecer estar trabalhando bem, mas não será consistente e, isto tornará as melhorias de seus processos extremamente difíceis de se conseguir.
Nossa resposta para isto é eliminar os textos . A C.A.N. delineia os procedimentos em forma de fluxogramas os quais posicionarão sua empresa para conduzir as melhorias contínuas de seus processos.
2- Procedimentos escritos somente por especialistas
O risco nestes casos são os procedimentos ditados pelos gerentes ou supervisores porque eles acreditam que sejam os especialistas. Mais freqüentemente a melhor pessoa para se perguntar como certo processo é feito ou como a tarefa é executada, são os funcionários que participam da execução dos mesmos na atividade diária.
O que a C.A.N. faz é capitalizar no conhecimento da teoria que os gerentes detêm e na experiência prática dos operadores. O processo que a C.A.N. conduz permite que todos tenham um entendimento comum de como as coisas são feitas o que permite que as melhorias sejam feitas e implantadas com maior rapidez.
3- Gastos exagerados de tempo e dinheiro
Grande parte do custo interno advém da falta de conhecimento e tempo desperdiçado. As pessoas gastam muito tempo em escrever e reescrever procedimentos que não agregam valor. Este esforço acontece porque cada departamento faz seus próprios procedimentos em seus próprios formatos os quais podem trazer, de forma não intencional, prejuízos para a companhia.
Não permita sua companhia sepultar seus funcionários em papéis ou em atividades extras no desenvolvimento de procedimentos. A C.A.N. pode aliviar você de todas estes problemas. Todo o processo se desenvolverá suavemente e com um esforço incrivelmente menor de sua parte.
Desta forma você atingirá uma redução significante de tempo e custos, e ao mesmo tempo mantendo e enfatizando a originalidade das descrições de atividades e o compromisso das pessoas.
MÉTODOS FALHOS DE ATINGIR A CERTIFICAÇÃO ISO 9000/14000
Técnicas de procedimentos padrões pré-escritos
Existem no mercado pacotes de políticas, procedimentos e formulários através dos quais você poderia tornar sua companhia em conformidade com as Normas.
Estes procedimentos padrões destróem a individualidade da companhia, e se você procurar alterar estes padrões pré-construídos para acomodar sua empresa isto já se torna uma tarefa difícil.
Deming fala sobre a necessidade do "conhecimento profundo". Isto significa que, sem o conhecimento profundo e íntimo dos procedimentos e dos sistemas, você conseguirá pouco para efetivamente incorporar mudanças em seu negócio. A diferença é que enquanto a C.A.N. traz as ferramentas para você conseguir o conhecimento profundo, as técnicas de procedimentos pré-escritos eliminam aparentemente a necessidade deste conhecimento.
Alguém fez o trabalho e você apenas usa. Na realidade você descobrirá que estes "pacotes" não servem à sua empresa e você então terá que ir atrás deste conhecimento e recriar os procedimentos você mesmo.
Quando a C.A.N finaliza o processo em sua empresa, os formulários e procedimentos que nós criamos com você, estarão costurados na estrutura de sua empresa e você não precisará amoldar sua empresa conforme o molde de uma outra estrutura.
2- Seminários de "Como Implantar Sistemas de Gestão”
Estes seminários podem ser as respostas para pequenas empresas que não podem adquirir outra solução e também para empresas que não percebem as desvantagens de se desenvolver a implantação em um prazo longo, em geral acima de 1 a 1 ano e meio.
Dependendo dos instrutores estes seminários podem ser interessantes e trazer benefícios. Contudo, a empresa terá que fazer tudo por si mesma. Por esta razão sempre haverá tentativa e erros. O atendimento aos requisitos será muito mais demorado com esta abordagem e não é de nosso conhecimento seminários que ensinem o processo com a abordagem da C.A.N.
No geral os seminários podem ser úteis para algumas companhias. Seja, contudo, cauteloso com os métodos que estejam sendo usados, em especial se houver uso de procedimentos padrões pré-elaborados.
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